De montibus cumulantibus litterarum //2751

Praktisch jeden Tag kommt neue Post an.
Dabei sind wichtige Briefe wie Rechnungen oder Steuerbescheide. Die hefte ich in den dafür vorgesehenen Ordnern ab. Teilweise mache ich das unverzüglich. Falls Handlungsbedarf besteht (z.B. Rechnung bezahlen), dann erledige ich das erst noch, bevor ich sie abhefte.
Dann gibt es unwichtiges Zeugs, wie Werbung. Das schmeiße ich gleich weg. Falls die Rückseite eines Briefes unbedruckt ist, hebe ich ihn noch auf, um ihn als Schmierpapier zu nutzen, die gebrauchten Umschläge als Notizzettel.
So, zwischen den Briefen, die so wichtig sind, dass sie archiviert werden, und denen, sie so unwichtig sind, dass sie weggeschmissen werden, gibt es noch einen weiten Zwischenbereich.
Das sind etwa Schreiben, bei denen ich noch etwas klären muss, oder die rein informativ sind, oder die schnell veralten, oder bei denen ich aus sonstigen Gründen nicht weiß, wie ich mit ihnen umgehen soll. Was mach‘ ich mit denen?
Einerseits will ich sie zumindest eine Zeitlang aufheben, andererseits habe ich inzwischen schon ganze Kisten mit solchem Zeugs, weil ich sie erstmal nur temporär behalten will. Aber das häuft sich eben im Laufe der Zeit an, und wird immer unübersichtlicher. Normalerweise brauche ich den Kram nie mehr, und das eine Prozent, für das ich doch noch Verwendung habe, finde ich im Ernstfall nicht mehr.
Es ist auch keine Lösung, alle – sagen wir – Vierteljahre mal den ganzen Wust durchzugehen, und zu schauen, was ich vielleicht noch brauche, und den Rest auszusortieren. Vom Zeitaufwand abgesehen, sind es dann auch nur einzelne Briefe, bei denen ich sicher weiß, dass ich sie endgültig nicht mehr brauche.
Der Papierberg wächst und wächst. Ich finde einfach keine praktikable Lösung, wie ich damit umgehen soll.

Bei Computerdateien ist es ja ein ähnliches Problem. Für wichtige Dokumente oder Dateien wie Sourcen habe ich mein bewährtes Procedere und backuppe sie regelmäßig.
Dann gibt es halt etlichen Kram, den man nur kurzfristig braucht. Gerne speichere ich solches Zeug auch nur erstmal temporär auf dem RAM-Drive.
Manchmal probiere ich etwas aus, und weiß vorher nicht, ob es sich lohnt, die Daten dauerhaft zu speichern. Im Zweifel schreibe ich sie dann halt doch auf die Platte. Speicherplatz ist so billig, dass man sich leisten kann, potentiellen Datenmüll anzuhäufen, auch wenn man sie nie mehr braucht. Das Problem ist ohnehin, genau die Dateien wiederzufinden, wenn sich herausstellt, dass sie etwas enthalten, das man doch noch verwenden könnte, anstatt wieder alles von vorne neu aufzusetzen.

Analoge Dokumente brauchen halt realen Platz. Deshalb kann ich mit ihnen nicht so großzügig verfahren. Im Zweifel sollte das Zeug weg. Aber woher weiß ich vorher, dass ich es nie mehr anschauen würde?

Über Anne Nühm (breakpoint)

Die Programmierschlampe.
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7 Antworten zu De montibus cumulantibus litterarum //2751

  1. keloph schreibt:

    ich habe für so etwas genau 3 stellen. (i) den platz für dinge, die aufzubewahren sind (ii) temporären platz auf einem stapel von dingen, bei denen noch etwas zu tun ist oder die ich zu dokuzwecken aufbewahre oder (iii) grundablage p. Wenn ich etwas suche, gibt es also immer 2 stellen, den bestimmungsgemässen ablageort oder den gramuselstapel, welcher regelmässig wegsortiert oder weggeworfen wird. auch die geordnete ablage wird regelmässig durchforstet, ob fristen eine weitere aufbewahrung überflüssig macht. zum beispiel kontoauszüge (max 10 jahre). so bleibt das gesamtvolumen ähnlich und schwillt nicht an.
    das grundmuster ist scheinbar ähnlich, die konsquenzen vielleicht nicht.

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    • Alle drei bis vier Jahre raffe ich mich ja auf, die archivierten Dokumente durchzuschauen, was man da vielleicht wegwerfen kann. Erhaltene Rechnungen oder Steuerbescheide, die älter als zehn Jahre sind, braucht man wirklich nicht mehr.
      Der Haufen schwillt dadurch etwas ab, wird tendenziell aber doch immer größer (eine Art Sägezahnfunktion), da ich manche Unterlagen (z.B. Kundenkommunikation) auch aufhebe, wenn sie älter als zehn Jahre ist.
      Aber diese Dokumente sind nicht das Problem, sonder die Sachen, die vielleicht zwei oder drei Jahre Aufbewahrung (vielleicht auch nur ein paar Monate, aber das weiß ich vorher nicht unbedingt) lohnen. Sortieren und abheften rentiert sich nicht.

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  2. pirx1 schreibt:

    Ich bin mit dem gleichen Problem bereits seit Jahren bei Devonthink und damit beim „papierlosen Homeoffice“ gelandet.

    Werbung landet im Müll, es sei denn, sie enthielte aus irgendeinem Grund etwas Aufbewahrenswertes, dann wird das Aufbewahrenswerte zusammen mit anderen Schreiben in den Fujitsu-Einzugsscanner gesteckt (sperrige Buchbeiträge oder Analogfotos laufen über den Auflichtscanner) und gescanned. Erst dann landet das Gescannte im Papierabfall.

    Devonthink wandelt die Scandateien via OCR automatisch in durchsuchbare PDF um und speichert diese in einem recht kleinen Archiv auf der Festplatte, die Sortierung und Zuordnung einzelner Dokumente zu verschiedenen Unterordnern im Sinne einer Datei / Baumstruktur ist dabei natürlich problemlos möglich. Das Programm hat sogar einen kleinen „Wizard“, der (selbstlernend und damit immer besser werdend) die Zuordnung von Dokumenten nach Schlagworten aus dem PDF-Scan vorschlägt. Das funktioniert mittlerweile erstaunlich treffsicher.

    Das Devonthink-Archiv lässt sich über verschiedene Gerät automatisch synchronisieren, wird regelmäßig ohne mein Zutun gebackuped (Medium frei wählbar, auch Cloud wäre möglich, wer will das schon, bei mir zwei physikalisch an verschiedenen Standorten befindliche NAS) und es gibt sogar eine zugehörige Handy-App, so daß ich jederzeit und überall alle Dokumente im Zugriff habe

    Nur sehr wenige Papierdokumente muss ich so noch im Original aufbewahren (Zeugnisse, Versicherungspolicen), die Füllen nicht mehr als einen dicken Leitzordner, alles andere ist im PDF-Format verfügbar und natürlich auch viel einfacher zu handhaben. So freut sich z.B. der Steuerberater, dass längst nicht mehr große Ordnermengen physikalisch hin und hergeschickt werden, sondern er Dokumente per Mail oder digital empfängt und problemlos in die DATEV einpflegen kann. Alle anderen Vorteile der digitalen Technik gelten äquivalent (suchen und finden, sortieren, wieder ausdrucken bei Bedarf, etc).

    Vergleichbar verfahre ich mit interessanten Beiträgen, wie z. B. Kochrezepten in Zeitschriften, Analogfotos oder Weblinks, die ich aufbewahren will, das alles findet im Devonthink-Archiv seinen Platz.

    Freilich erfordert die Umstellung im ersten Moment etwas Disziplin, aber man wird belohnt: immer leerer Schreibtisch, aber nichts wirklich weggeworfen, dennoch perfekte Ordnung für schnellstes Wiederfinden. Was früher wie eine „Aufgabe“ schien (z. B. Steuererklärung) ist jetzt ein Tastendruck.

    p.s. Evernote macht das ähnlich, hat aber ein in meinen Augen unangenehmeres look-and-feel und will in US amerikanischen Clouds speichern, daher nicht meine Wahl.

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    • Liest sich ja interessant.
      Bleiben immer noch die Briefe übrig, die sich nicht lohnen einzuscannen, weil man sie dauerhaft gar nicht behalten will. Die sind das Problem.
      Die Dokumente, die ich langfristig aufheben muss, habe ich eigentlich im Griff. Für meinen Privatgebrauch bringt so eine Umstellung nicht, und in der Firma haben wir eh ein Dokumentenmanagementsystem.

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      • pirx1 schreibt:

        Zum Einen sinkt die Schwelle für „lohnt sich nicht, das einzuscannen“ erheblich (weil: Kein physikalischer Platzbedarf), zum Anderen landet das im Ordner „Garbage collection“, dessen Inhalt dann wirklich gelegentlich ultraschnell durchgesehen und ggf. gelöscht werden kann.

        Wobei: ich behalte diese garbage collection mittlerweile ebenfalls (nach Jahren zusammengefasst). Da sind dann z. B. Rechnungen oder Lieferscheine für Kleinkram ´drin, die sonst direkt im Müll gelandet wären. Manchmal suche ich z. B., wann ich DAS eine Ding nur wo eingekauft habe und da hilft die automatische Verschlagwortung enorm.
        Ich sage auch nur: „Bedienungsanleitungen“ …

        Ich empfand es -meinem anankastischen Grundcharakter entsprechend- jedenfalls sehr erleichternd, diese Papierberge endlich los zu sein. Scannen wird zum angenehmen Ritual, weil man damit einen Haken an den früheren „was mach ich´n damit?“ Papierstapel machen kann.

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        • pirx1 schreibt:

          p.s.
          Mit gleicher Wonne habe ich übrigens z. B. das Regal mit meiner papiernen c´t Sammlung (ab Erstausgabe), die abonnierte Sammlung von essen&trinken u.a. leergeräumt und nutze wo es geht für Archive nur die elektronischen Varianten – ohne Informationsverlust.

          Bei Büchern brächte ich das hingegen niemals über´s Herz.

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