Zeitraubende Geschäftskommunikation //2588

Mit einem Kunden gab es wieder mal ziemlich umständliche Formalitäten zu klären.
Vor einigen Jahren hatte ich an dieses Unternehmen bereits mehrere Softwarelizenzen verkauft. Es war schon damals ein ziemlich langwieriges Unterfangen, bis sie dort ihre internen bürokratischen Vorgaben gelöst hatten.
Inzwischen waren die Vorgaben entweder verschärft worden, oder andere Mitarbeiter waren dafür zuständig, die die Angelegenheit noch restriktiver handhabten.

Jedenfalls wollten sie von mir das W9-Formular, und dass ich eine Excel-Datei mit meinen Daten als Supplier ausfülle.
Ich antwortete, dass das W9-Formular für mich als deutschen Freiberufler nicht anwendbar ist. Die Excel-Datei weigerte sich, viele meiner Eingaben anzunehmen, weil das Format nicht mit den amerikanischen Gepflogenheiten übereinstimmte. Im zweiten Anlauf schrieb ich meine Eingaben einfach in eine zusätzliche Spalte.
Offenbar genügte das dem Kunden nicht, so dass er die Abwicklung an einen Reseller weiterreichte.

Dieser kontaktierte mich im Laufe der Kommunikation immer wieder über andere Mitarbeiter. Die Betreffzeile war dabei meist so nichtssagend formuliert, dass ich einige Mails auf den ersten Blick für Spam gehalten und fast aus Versehen gelöscht hätte. Ziemlich unprofessionelles Vorgehen für einen der wirklich großen Reseller mit mehreren Tausend Angestellten. Sehr seltsam kam mir auch vor, dass sie auf Replys auf meine Mails immer wieder die Dokumente anhängten, die ich ihnen in meiner jeweils letzten Mail geschickt hatten.
Der Reseller wollte dann zunächst ein schriftliches Angebot von mir, obwohl ich dem Kunden bereits eines geschickt hatte (mit Nachlass gegenüber der regulären Lizenzgebühr, da Bestandskunde). Dann musste ich wieder eine Excel-Datei ausfüllen und ihnen mein W8-Formular schicken, dass ich eben kein US-Resident bin und in den USA nicht steuerpflichtig.
Das ging auch ein paarmal hin und her. Eigentlich bevorzuge ich Banküberweisung oder meinetwegen Paypal in Vorkasse. Sie zahlen normalerweise nur per Kreditkarte und erst nach dreißig Tagen. Die dreißig Tage Zahlungsziel akzeptierte ich. Grundsätzlich ist das ein vertrauenswürdiges Unternehmen, und ob ich das Geld jetzt etwas früher oder später kriege, ist mir nicht so wichtig. Allerdings kann ich Kreditkartenzahlung nicht annehmen (außer über Paypal). Wir einigten uns, dass sie das Geld überweisen würden.

Nachdem ich die Purchase Order erhalten hatte, erstellte ich eine Rechnung – obwohl ich trotz Nachfrage – keine richtige Rechnungsadresse erhalten hatte (hoffentlich akzeptiert das hiesige Finanzamt das so).
Ich schickte die Rechnung – wieder an einen anderen Empfänger eines Finanzdienstleisters – per Mail ab und bat um eine Eingangsbestätigung (die ich immerhin als automatisierte Mail erhielt). Wie jetzt die vorgesehenen Nutzer meiner Software an die notwendigen Daten kommen, ist wieder ein anderes Thema.
Die Formularitäten waren damit noch nicht beendet. Wieder ein anderer Mitarbeiter des Resellers kontaktierte mich, um mich noch nach weiteren Daten zu fragen.

Was ich insgesamt schon an Zeit und Aufwand nur für die bürokratische Abwicklung stecken musste, übersteigt die Bezahlung für die paar Lizenzen. So lohnt sich das für mich nicht.
Das sind so die Situationen, in denen ich mir ernsthaft überlege, wie lange ich mein Software-Business noch weiterführen will. Ich bin nicht mehr darauf angewiesen, und es springt nicht viel raus, was den Pflegeaufwand noch wettmachen würde.
Andererseits profitieren Nutzer weltweit von der Arbeitserleichterung durch meine Software, die selbst dazu befähigt, wichtige und systemkritische Aufgaben besser, schneller, fehlerärmer und komfortabler durchzuführen.

Während ich immer noch auf die Überweisung wartete, und hoffte, dass die Bank nicht auch noch reichlich an den Gebühren für eine Fremdwährungsüberweisung zulangt, kam eine weitere Anforderung einer Quote für eine Einzellizenz,bei der ich jetzt den regulären Preis ohne Nachlass für Bestandskunden ansetzte, und außerdem auf Euro ausstellte, um wenigstens das Währungsrisiko für mich auszuschalten.

Über Anne Nühm (breakpoint)

Die Programmierschlampe.
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5 Antworten zu Zeitraubende Geschäftskommunikation //2588

  1. keloph schreibt:

    us-amerikanische formulare sind ein alptraum. das w9 habe ich seit jahren auszufüllen. ätzend.

    Gefällt 1 Person

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