Vertretungsplan //1636

Wenn zwei Geschäftsführer gleichzeitig im Urlaub sind, muss genau geregelt werden, wer für was in ihrer Abwesenheit zuständig und verantwortlich ist.
Aber auch für sonstige Führungskräfte muss es Verteter geben, wenn sie geplant (Urlaub oder geschäftlich außer Haus unterwegs) oder ungeplant (z.B. Krankheit) nicht im Büro sind.
So haben wir inzwischen einen ausgeklügelten Vertretungsplan etabliert, in dem genau festgelegt ist, wer wen vertritt.
Und zwar gibt es für jede Führungskraft mindestens zwei Stellvertreter. Denn es nützt ja nichts, wenn der Urlaubsvertreter wegen Krankheit ausfällt, und dann niemand mehr zuständig ist.

In meiner Funktion als Softwareentwicklungsleiterin vertritt mich in erster Linie Ulrich (Geräteentwicklung), ersatzweise Joachim (IT). Fachlich teile ich meine Vertretung an einige Mitarbeiter auf, die für die jeweiligen Projekte verantwortlich sind.
Als technische Standortleiterin werde ich von Jason (Fertigung) oder dem nicht-technischen Standortleiter vertreten, und als Geschäftsführerin (um ehrlich zu sein, habe ich in dieser Funktion noch nicht viele Alleinverantwortlichkeiten – immerhin gehört die Pflege des Vertretungsplans zu meinen Aufgaben) natürlich in erster Linie von Carsten oder seinem Stellvertreter, der identisch mit dem nicht-technischen Standortleiter und dem kaufmännischen Leiter ist.
Umgekehrt vertrete ich natürlich auch entsprechend zurück.

Bei meinen Mitarbeitern lege ich Wert darauf, dass für alle Zuständigkeiten ebenfalls mindestens ein Ersatzmann da ist.
Wenn ein Mitarbeiter einen bestimmten Code pflegt, so geht er regelmäßig mit seinem Vertreter diesen Code, insbesondere die Änderungen, durch, damit sich letzterer auch zumindest soweit damit auskennt, dass er im Notfall einspringen kann.
Dabei ist es wichtig, dass sich zwei Mitarbeiter nicht gegenseitig vertreten. Denn wenn einer zum Beispiel in Urlaub ist, und der andere dann erkrankt, ist schlimmstenfalls niemand mehr da, der dringende Änderungen machen könnte.
Deshalb habe ich diese Vertretungen als Ringe von vier oder fünf Mann organisiert, was hoffentlich einigermaßen ausfallsicher ist, solange wir in der Urlaubssaison keine Grippewelle haben.

Jede Redundanz hat ihre Grenzen, und wenn man Vertretungskompetenzen übertreibt, wird es auf Dauer zu teuer, Ersatzleute vorzuhalten, die zu viel Zeit damit verbringen, Kenntnisse zu erwerben, die sie vielleicht niemals brauchen.
Also muss man abwägen, inwieweit Redundanzen und die Bereithaltung von Vertretungen sinnvoll und notwendig sind, oder nur überflüssige Verschwendung.